Reducir las mermas y los desperdicios empieza por identificar en qué etapa se pierde el producto: compra, almacenamiento, manejo interno o venta. La causa más común es la falta de un sistema de rotación de inventario, seguida de personal sin capacitación específica y acuerdos poco claros con proveedores sobre devoluciones o reposiciones. Corregir estas tres áreas reduce la mayor parte de la pérdida sin necesidad de grandes inversiones.
Resumen rápido
- Las mermas combinan pérdidas evitables (mal manejo, caducidad, daño) e inevitables (desgaste normal).
- El método FIFO reduce las pérdidas por caducidad o deterioro en cualquier tipo de inventario, no solo alimentos.
- Capacitar al personal en manejo y almacenamiento de insumos previene errores recurrentes.
- Negociar condiciones de devolución y tamaños de pedido con proveedores reduce la merma desde el origen.
- Medir la merma por causa permite priorizar qué corregir primero, en vez de atacar el problema en general.
- Prevenir mermas es parte del control financiero de cualquier negocio, junto con ventas, gastos e inventario.
¿Qué causa las mermas y los desperdicios en un negocio?
Las mermas rara vez tienen una sola causa: combinan decisiones de compra, procesos internos y condiciones de almacenamiento.
Compras que no corresponden a la demanda real
Ocurre cuando los pedidos se calculan por intuición o por una temporada atípica, no con base en el historial de ventas o consumo. El resultado es inventario que se acumula, pierde valor o caduca antes de usarse, ya sea en una tienda, un taller o un negocio de servicios.
Rotación de inventario sin un método claro
Cuando los productos nuevos se colocan al frente y los antiguos quedan atrás, lo más viejo permanece sin usarse hasta que se daña. Sin un sistema de “primero en entrar, primero en salir”, la rotación depende de la memoria del personal, y esa memoria falla con el tiempo.
Manejo o almacenamiento inadecuado de los insumos
Guardar mercancía a temperaturas incorrectas o sin etiquetar la fecha de recepción acelera su deterioro. En un taller puede ser material que se oxida por mal manejo; en una tienda, mercancía maltratada en el almacén.
Falta de capacitación del personal
Cuando el equipo no tiene instrucciones claras sobre cómo recibir, almacenar o manipular los insumos, los errores se repiten por desconocimiento, no por descuido.
Acuerdos poco claros con proveedores
Comprar en cantidades fijas, sin política de devolución de producto dañado o sin garantía de calidad, traslada el riesgo de la merma directamente al negocio que compra.
¿Por qué es importante prevenir las mermas antes de que ocurran?
Prevenir la merma cuesta menos que corregirla después de perder el producto o el insumo. Una investigación de la National Retail Federation, la principal asociación de comercio minorista de Estados Unidos, encontró que la tasa promedio de merma en ese sector fue de 1.6% de las ventas totales en el año fiscal 2022. Aunque la cifra corresponde a un país y un sector específicos, ilustra un punto válido para cualquier negocio: la merma es una fuga de margen que pasa desapercibida hasta que se mide.
Contablemente, el daño o la obsolescencia también reduce el valor en libros antes de desecharlo: la Norma Internacional de Contabilidad NIC 2, publicada por la Fundación IFRS, establece que el inventario debe valuarse al menor valor entre su costo y su valor neto realizable. Un producto dañado o de muy baja rotación ya representa una pérdida contable aunque todavía no se haya tirado.
Prevenir la merma, en lugar de solo registrarla, protege la rentabilidad en el tiempo. Esta prevención forma parte de una estrategia más amplia de cómo administrar un negocio de forma rentable, donde cada decisión sobre compras, inventario y personal afecta el margen final.
¿Cómo mejorar la rotación de inventario para evitar mermas?
Aplicar una rotación ordenada requiere que el proceso sea visible para todo el personal, no solo para quien recibe la mercancía.
- Etiquetar cada producto o lote con la fecha de recepción al momento de llegar.
- Colocar los productos o insumos más antiguos al frente, a la altura de la vista, para que se usen primero.
- Asignar una persona responsable de la rotación en cada turno, en lugar de dejarla como tarea de todos.
- Revisar periódicamente los productos de baja rotación, los que más riesgo tienen de caducar u obsolescer.
En Yimi hemos observado que los negocios que documentan estos pasos sostienen la reducción de merma en el tiempo; los que lo intentan solo de forma ocasional vuelven a las viejas prácticas en unas semanas.
¿Cómo capacitar al personal para reducir mermas y desperdicios?
La capacitación reduce la merma porque convierte procedimientos que dependían de la memoria de una persona en una práctica que todo el equipo conoce y repite igual.
Una capacitación útil suele cubrir: cómo recibir e inspeccionar la mercancía, cómo almacenarla según su tipo, qué hacer cuando llega dañada y a quién reportarlo, y cómo manipular el inventario para evitar golpes o derrames. No necesita ser un curso extenso: una sesión breve al ingresar y recordatorios periódicos suelen bastar.
Una práctica frecuente en negocios con merma baja es explicar al personal el “por qué” del procedimiento: cuando el equipo entiende cómo afecta al costo del negocio, es más probable que lo siga sin supervisión constante.
¿Cómo negociar con proveedores para reducir mermas?
El proveedor influye directamente en cuánta merma llega al negocio antes de que este pueda hacer algo al respecto.
- Negociar pedidos más pequeños y frecuentes en lugar de compras grandes que pierden valor antes de usarse.
- Acordar una política clara de devolución o reposición para mercancía dañada o fuera de especificación.
- Solicitar la vida útil del producto desde el momento de la compra, no descubrirla al recibirlo.
- Evaluar proveedores alternativos cuando el mismo problema de calidad se repite.
Un producto puede parecer una buena compra por su precio y, sin embargo, generar más pérdida que beneficio si su vida útil es corta o su calidad es inconsistente. Negociar estas condiciones evita que la merma se genere antes de que el producto entre al inventario.
Ejemplo práctico
Supongamos que una tienda de abarrotes identifica que buena parte de su merma proviene de lácteos que caducan porque el personal coloca la mercancía nueva al frente por comodidad. Con capacitación breve sobre rotación FIFO, etiquetas de fecha y un responsable por turno, el negocio puede reducir en pocas semanas lo que desecha por caducidad, sin cambiar de proveedor ni invertir en equipo adicional.
Errores comunes
Comprar según el instinto en lugar del historial de consumo
Muchos encargados deciden cantidades “por experiencia” sin revisar cuánto se vendió o se usó en periodos anteriores. La consecuencia es un inventario que no corresponde a la demanda real, con sobra-compra y faltantes a la vez. Se evita comparando las compras contra el consumo por producto.
No asignar un responsable claro de la rotación de inventario
Cuando la rotación es “responsabilidad de todos”, en la práctica no es de nadie: en turnos con carga alta, las tareas sin dueño se posponen. La consecuencia es que los productos más antiguos quedan al fondo del almacén hasta dañarse. Se corrige asignando la tarea a una persona por turno.
Almacenar sin etiquetar la fecha de recepción
Guardar productos sin marcar su llegada obliga a calcular su antigüedad “a ojo”. La consecuencia es que insumos vencidos permanecen en uso, o se desechan productos en buen estado por duda. Se evita con una etiqueta de fecha al recibir.
Medir la merma solo cuando ya afecta el margen
Algunos negocios atienden la merma únicamente cuando el costo de reposición ya subió, porque medirla no se ve como prioridad diaria. La consecuencia es perder meses de información que habría permitido corregir el problema antes.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre merma y desperdicio?
La merma es la pérdida de valor o cantidad de un producto dentro del negocio, por causas evitables (mal manejo, caducidad, daño) o inevitables (desgaste normal). El desperdicio suele referirse a la parte del producto que termina sin utilizarse o venderse. En la práctica diaria de inventario, ambos términos se usan de forma intercambiable.
¿El método FIFO sirve para cualquier tipo de negocio?
Sí, porque cualquier negocio que maneje inventario con fecha de caducidad, vigencia o desgaste se beneficia de rotar primero lo más antiguo. Lo que cambia entre un negocio pequeño y uno más grande es el nivel de sistematización: uno puede aplicarlo con etiquetas manuales y otro con un sistema de inventario, pero el principio es el mismo.
¿Cuánto tiempo toma ver resultados al aplicar estas estrategias?
Varía según el negocio, pero medir la merma durante unas semanas suele bastar para identificar los patrones principales y ajustar compras, rotación o capacitación. La reducción sostenida del costo por merma toma más tiempo, porque depende de que las nuevas prácticas se mantengan turno tras turno.
¿Es necesario invertir en tecnología para reducir mermas?
No es indispensable para empezar: etiquetas de fecha, un responsable de rotación por turno y una capacitación breve pueden reducir la merma sin costo adicional relevante. La tecnología ayuda cuando el negocio crece y necesita comparar compras, inventario y ventas de forma constante para detectar patrones difíciles de ver de forma manual.
Conclusión
Reducir las mermas depende de corregir varias causas a la vez: cómo se compra, cómo se almacena, cómo se capacita al personal y qué se negocia con los proveedores. Estas causas cambian según el negocio, pero el principio es el mismo: la prevención cuesta menos que la pérdida, y medir con constancia permite identificar dónde actuar primero.
Llevar este control de forma manual es posible, pero se simplifica cuando compras, inventario y ventas están conectados en un mismo lugar. Con Yimi puedes registrar tu inventario y compararlo frente a tus ventas para identificar más fácilmente en qué punto se genera la merma en tu negocio.
Prueba Yimi gratis y comienza a administrar tu inventario desde un solo lugar.
Fuentes consultadas
- National Retail Federation. National Retail Security Survey 2023.
- IFRS Foundation. NIC 2 Inventarios.
