La nómina de un negocio en México se gestiona calculando el sueldo base, sumando prestaciones como aguinaldo y prima vacacional, y restando las retenciones obligatorias de ISR e IMSS. El resultado se paga en la periodicidad pactada con cada trabajador y se respalda con un recibo de nómina (CFDI) timbrado ante el SAT. Un cálculo correcto evita multas, demandas laborales y problemas de flujo de efectivo.

Resumen rápido

  • La nómina no es solo el sueldo: incluye ISR, cuotas del IMSS, aguinaldo, vacaciones y, en algunos casos, PTU.
  • El aguinaldo mínimo es de 15 días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre según la Ley Federal del Trabajo.
  • Las cuotas del IMSS se dividen entre patrón y trabajador, calculadas sobre el salario base de cotización.
  • El ISR se retiene de forma progresiva según las tablas que publica el SAT cada año.
  • Pagar tarde, calcular mal una deducción o no timbrar el recibo son las causas más comunes de conflictos legales.
  • Una periodicidad de pago clara y documentada facilita las auditorías y la confianza del equipo.

¿Qué comprende la nómina de un negocio pequeño?

La nómina es el registro formal de cuánto gana cada trabajador y qué se le retiene o se le paga adicionalmente. No se limita al sueldo base: también integra horas extra y comisiones, además de deducciones obligatorias como ISR e IMSS. Dentro de la gestión del personal de tu negocio, la nómina es el proceso que traduce el trabajo de cada persona en un pago correcto, puntual y conforme a la ley.

Un recibo de nómina completo muestra el salario base, las prestaciones aplicables, las deducciones y el neto a pagar, y debe emitirse como CFDI de nómina, comprobante fiscal que el SAT exige timbrar cada vez que se paga a un trabajador, sin importar el tamaño del negocio.

Tres marcos rigen la nómina en México: la Ley Federal del Trabajo (prestaciones y derechos), la Ley del Seguro Social (cuotas del IMSS) y la Ley del Impuesto sobre la Renta (retención del ISR).

Retención de ISR

El ISR se calcula de forma progresiva: entre más gana una persona, mayor el porcentaje retenido. Según las tablas de retención para sueldos y salarios que el SAT publica cada año en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal, cada rango de ingreso mensual tiene un límite inferior, una cuota fija y un porcentaje sobre el excedente; por ejemplo, para 2026 un ingreso mensual de 9,500 pesos aplica una cuota fija de 420.95 pesos más 10.88% sobre el excedente del límite inferior.

Cuotas del IMSS

El patrón debe inscribir a sus trabajadores en el IMSS y cubrir cuotas sobre el salario base de cotización, divididas en ramas como enfermedades y maternidad, invalidez y vida, retiro, cesantía y vejez, y riesgos de trabajo. El patrón cubre la mayor parte; el trabajador aporta una porción menor retenida de su sueldo. A esto se suman INFONAVIT y el Sistema de Ahorro para el Retiro, a cargo del patrón, con base en la Unidad de Medida y Actualización que el INEGI actualiza cada año.

Periodicidad de pago: cómo elegirla

La Ley Federal del Trabajo permite pagar por semana, catorcena, quincena o mes, con un espaciamiento máximo de una semana para trabajo material y 15 días para el resto. La mayoría de los negocios pequeños eligen quincena o catorcena porque equilibran la carga administrativa con la necesidad del equipo de recibir ingresos con frecuencia. La periodicidad debe quedar por escrito en el contrato y mantenerse constante: cambiarla sin acuerdo puede interpretarse como una modificación unilateral de las condiciones laborales.

Cómo se calcula la nómina paso a paso

Calcular la nómina implica: definir el salario según los días trabajados, sumar percepciones adicionales, calcular la retención de ISR, calcular la cuota obrera del IMSS sobre el salario base de cotización, y restar ambas deducciones para obtener el neto a pagar. Supongamos un empleado con sueldo de 8,000 pesos mensuales y sin percepciones adicionales: el cálculo aplica la tabla de ISR vigente, descuenta la cuota obrera del IMSS y entrega el neto a pagar; el mismo ejercicio se repite cada periodo, ajustando cifras cuando cambian las horas trabajadas o el salario mínimo.

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Prestaciones obligatorias que debes incluir

Más allá del sueldo, la ley obliga a otorgar prestaciones que forman parte del costo real de cada trabajador.

Aguinaldo

El artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo establece un aguinaldo anual de al menos 15 días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre. Quien no completó un año recibe la parte proporcional al tiempo trabajado. Pagarlo tarde o incompleto es de las infracciones que más denuncias genera cada diciembre.

Prima vacacional y vacaciones

Los trabajadores tienen derecho a vacaciones pagadas que aumentan con la antigüedad, más una prima vacacional de al menos 25% sobre el salario de esos días. Ambas se calculan en la nómina del periodo en que se disfrutan.

PTU (reparto de utilidades)

Si el negocio generó utilidad fiscal, debe repartir el 10% entre sus trabajadores dentro de los 60 días posteriores a su declaración anual. Desde la reforma de 2021 al artículo 127 de la LFT, el monto por trabajador tiene un tope: el más favorable entre tres meses de salario o el promedio de PTU de los últimos tres años.

Buenas prácticas para gestionar la nómina sin errores

Llevar un calendario fijo de pago, revisar las tablas de ISR e IMSS cada inicio de año y conservar cada CFDI de nómina reduce el riesgo de errores. En Yimi hemos observado que los negocios que separan el presupuesto de nómina del resto de sus gastos operativos evitan sorpresas de flujo de efectivo, sobre todo en quincenas donde coincide el pago de aguinaldo o PTU.

Errores comunes

Calcular el ISR con la tabla del año anterior

Las tablas de ISR cambian cada año. Usar una desactualizada genera una retención incorrecta, reclamable por el trabajador o que deriva en una diferencia a cargo del negocio ante el SAT. Ocurre porque muchos negocios reutilizan la misma hoja de cálculo. Se evita revisando las tablas vigentes antes de la primera nómina del año.

No dar de alta a un trabajador ante el IMSS desde el primer día

Algunos negocios retrasan el alta esperando confirmar que la relación laboral “funcione”. Es una infracción que puede derivar en multas y, si el trabajador sufre un accidente sin alta, en responsabilidad directa del patrón por los gastos médicos. Se evita dando de alta desde el primer día de labores.

Pagar el aguinaldo o la PTU fuera de plazo

El aguinaldo vence antes del 20 de diciembre y la PTU dentro de los 60 días posteriores a la declaración anual. Retrasar estos pagos, aunque sea por falta de liquidez temporal, es causa frecuente de quejas ante la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo. Se evita presupuestando ambas prestaciones con meses de anticipación.

No timbrar el CFDI de nómina a tiempo

Pagar el sueldo sin generar el comprobante fiscal en el mismo periodo genera inconsistencias ante el SAT y puede impedir deducir el gasto de nómina. Ocurre cuando el timbrado depende de un tercero que no entrega los CFDI a tiempo. Se evita integrando el timbrado al mismo proceso de pago.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo actualizar las tablas de ISR e IMSS? Generalmente una vez al año. El SAT publica las tablas de ISR vigentes en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal, y el IMSS ajusta sus factores conforme cambia la Unidad de Medida y Actualización que publica el INEGI. Revisarlas en enero, antes de correr la primera nómina, evita retenciones incorrectas durante los primeros meses del año.

¿Un negocio con dos o tres empleados también debe pagar aguinaldo y cuotas del IMSS? Sí. Esta obligación no depende del tamaño del negocio, sino de que exista una relación laboral. Un negocio con un solo empleado formal tiene exactamente las mismas obligaciones de nómina que uno con cientos de trabajadores, sin excepciones por el número de personas contratadas.

¿Qué pasa si pago la nómina en efectivo en lugar de transferencia? La ley no obliga a pagar por transferencia, pero sí exige emitir el CFDI de nómina sin importar el medio de pago. Pagar en efectivo sin comprobante fiscal es riesgoso: impide deducir el gasto y deja sin respaldo tanto al negocio como al trabajador ante cualquier reclamo laboral.

¿Cómo sé si mi negocio debe repartir PTU este año? Depende de si tuvo utilidad fiscal en el ejercicio anterior y de su régimen fiscal, ya que algunos regímenes simplificados pueden estar exentos. Conviene revisar la declaración anual junto con la persona contable para confirmar si aplica el reparto y calcular el monto correcto por trabajador.

Conclusión

Gestionar la nómina exige algo más que calcular un sueldo: implica conocer qué prestaciones son obligatorias, cuándo deben pagarse y cómo se calculan correctamente el ISR y las cuotas del IMSS. Los negocios que documentan cada cálculo, respetan los plazos legales y mantienen sus tablas fiscales actualizadas reducen el riesgo de multas y problemas de flujo de efectivo. La constancia, más que la complejidad, marca la diferencia entre una nómina bien administrada y una fuente de conflictos.

Administrar la nómina junto con el resto de tu operación facilita ver cuánto cuesta realmente tu equipo y cómo impacta en tus finanzas cada quincena. Con Yimi puedes llevar el control de tus ingresos y gastos desde un solo lugar, lo que ayuda a planear con anticipación pagos como el aguinaldo o la PTU. Prueba Yimi gratis y organiza la administración financiera de tu negocio desde donde estés.

Fuentes consultadas